Pada tanggal 12 Mei 2025, Zannia, mahasiswi Vokasi UGM dari jurusan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi melaksanakan kegiatan sosialisasi di Padukuhan Sangon I, Kalurahan Kalirejo, Kokap, Kulon Progo. Kegiatan ini merupakan bagian dari program kerja Kuliah Kerja Nyata (KKN) yang bertujuan memberikan edukasi dan pemahaman mengenai pelestarian arsip keluarga kepada masyarakat setempat.
Sosialisasi yang diselenggarakan ini menyoroti pentingnya menjaga dan melestarikan dokumen-dokumen penting keluarga seperti ijazah, akta kelahiran, kartu keluarga, hingga dokumen keuangan dan kesehatan agar tetap terjaga keasliannya dan terhindar dari kerusakan fisik. Dalam materi yang disampaikan, Zannia menjelaskan bahwa selama ini masyarakat seringkali menggunakan metode laminating untuk memperpanjang umur dokumen penting, padahal metode tersebut memiliki risiko yang tidak sedikit. Laminating menggunakan proses pemanasan yang dapat merusak fisik dokumen serta mengangkat tinta, sehingga dokumen asli bisa mengalami kerusakan permanen dan keabsahannya sulit dibuktikan.
Sebagai alternatif, Zannia memperkenalkan metode enkapsulasi sebagai cara yang lebih aman dan efektif untuk pelestarian arsip. Enkapsulasi adalah proses pelindungan dokumen dengan menggunakan plastik mika atau polyester yang tidak menempel secara permanen pada dokumen dan tidak membutuhkan suhu panas, sehingga dokumen asli tetap terjaga keutuhannya dan dapat dikeluarkan kembali jika diperlukan. Metode ini juga memungkinkan pelestarian dokumen secara mandiri dengan bahan yang mudah diperoleh dan proses yang sederhana.
Zannia juga memberikan edukasi praktis mengenai alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan enkapsulasi, mulai dari plastik polyester, double tape, gunting, hingga cara pengerjaan yang tepat agar dokumen terlindungi dari kerusakan fisik dan faktor lingkungan. Dengan cara ini, diharapkan masyarakat mampu menjaga arsip keluarga mereka dengan lebih baik sehingga dokumen penting tetap awet dan terhindar dari kerusakan.
Kegiatan sosialisasi ini mendapat antusiasme positif dari ibu-ibu arisan Sangon I yang menjadi audiens, yang menyadari pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya melestarikan sejarah keluarga dan dokumen hukum yang menjadi bukti otentik berbagai aspek kehidupan mereka. Program kerja KKN ini tidak hanya memberikan manfaat edukasi, tetapi juga membuka wawasan baru bagi masyarakat mengenai teknologi sederhana namun efektif dalam pelestarian dokumen.